Automobile fournie par l’employeur : des échéances fiscales à respecter

Par Josée Jeffrey, D. Fisc. Pl.Fin.
FOCUS RETRAITE & FISCALITÉ INC.
 

Tous les employeurs qui fournissent une automobile à un employé ou à toute personne qui lui est liée doivent calculer un avantage imposable qui s’ajoute au revenu d’emploi, en fonction de l’utilisation personnelle de l’employé.

Plusieurs échéances fiscales sont à respecter, et ce, autant pour l’employé qui utilise le véhicule fourni par l’employeur que pour l’employeur lui-même, selon certaines conditions. D’importantes économies fiscales peuvent être réalisées sans compter les pénalités coûteuses et intérêts pouvant être imposés par le fisc à chacun d’eux si certaines échéances ne sont pas respectées. Alors, autant s’y conformer.

L’utilisation à des fins personnelles

Si une automobile est mise à la disposition de l’employé pour des fins d’emploi et que ce dernier l’utilise également à des fins personnelles, l’employeur doit déterminer la valeur de cet avantage.

L’utilisation à des fins personnelles vise généralement les déplacements entre la résidence personnelle de l’employé et le lieu habituel d’affaires de son employeur sans oublier les voyages de vacances et les courses personnelles.

Lorsque l’employeur exige ou permet que l’employé utilise le véhicule pour se rendre directement de son domicile à un endroit autre que la place d’affaires où il se présente normalement (p.ex., un vendeur va chez des clients) ou pour retourner à son domicile à partir de cet endroit, cela représente une déplacement pour fins d’emploi.

Une planification judicieuse des déplacements aux fins d’emploi peut réduire considérablement ces avantages imposables.

Avantage pour droit d’usage

Selon les avantages rattachés à l’utilisation d’une automobile fournie par l’employeur, l’employé sera assujetti à l’impôt, selon deux principes fiscaux différents.

Dans un premier temps, l’employeur doit calculer l’avantage pour l’usage de l’automobile, appelé « droit d’usage ». Ce calcul est basé essentiellement sur le pourcentage d’utilisation personnelle de l’employé et des paiements mensuels de location du véhicule, ou du coût de l’automobile, toutes taxes incluses, selon que l’employeur ait acheté ou loué le véhicule.  L’avantage peut être réduit considérablement si l’automobile est utilisée à plus de 50 % à des fins d’emploi et si la distance parcourue annuellement pour des fins personnelles est inférieure à 20 004 kilomètres (1667 kilomètres par mois).

L’employé peut annuler ou réduire l’impact fiscal de cet avantage s’il rembourse à l’employeur en totalité ou en partie les frais relatifs à l’usage de l’automobile à des fins personnelles. Ce remboursement est en sus des frais de fonctionnement.

Ces montants que vous payez à votre employeur sont déduits des frais pour droit d’usage. Pour réduire les frais pour droit d’usage, vous devrez effectuer votre paiement avant la fin de l’année civile.

Avantage pour frais de fonctionnement

Dans un deuxième temps, l’employeur calcule les frais de fonctionnement qu’il a assumés durant l’année pour cette automobile. Pour simplifier la tâche des entrepreneurs, les autorités fiscales fixent un taux prescrit pour représenter ces frais, sans égard à la sorte d’automobile fournie.

En 2013, le taux équivaut à 27 cents par kilomètre parcouru pour usage personnel. Si les fonctions de l’employé consistent à vendre ou à louer des automobiles, ce taux est fixé à 24 cents par kilomètre.

Cet avantage peut aussi être réduit si l’employé utilise l’automobile de l’employeur à plus de 50 % à des fins d’emploi. Cette méthode facultative, égale à 50 % de l’avantage pour droit d’usage (avant toutes sommes remboursées par l’employé), peut s’avérer très favorable pour les employés selon la réduction de l’avantage imposable pour le droit d’usage. Cependant, l’employé doit aviser son employeur, par écrit, au plus tard le 31 décembre qu’il choisit cette méthode.

L’employé est responsable de tenir un registre de tous les déplacements effectués avec l’automobile et le soumettre à l’employeur en bonne et due forme avant le 10 janvier de l’année suivante, sous peine d’une pénalité de 200 $ imposée à l’employé par Revenu Québec.

L’employé peut annuler ou réduire l’impact fiscal de cet avantage s’ils remboursent à l’employeur ce résultat en totalité ou en partie les montants payés pour les frais de fonctionnement liés à son usage personnel, au plus tard le 14 février de l’année suivante. Le calcul sera différent pour un remboursement partiel.   Les frais de fonctionnement comprennent, entre autres, les frais d’entretien, de réparation, d’assurance et d’immatriculation. Les frais de stationnement encourus dans le cadre de l’emploi ne sont pas compris dans les frais de fonctionnement.

De bons outils à votre disposition

La tenue du registre de déplacement est donc essentielle pour le calcul de tous ces avantages imposables.

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Source : www.focusretraite.ca

Cette chronique est à titre d’information seulement et traite de sujets complexes.  Il est fortement recommandé de consulter votre comptable ou votre fiscaliste pour de plus amples informations.

 

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