L’importance de tenir un registre de déplacements

L’Agence du revenu du Canada frappe dans le mille!  En effet, plusieurs contribuables viennent tout juste de recevoir une correspondance de l’ARC leur demandant de justifier la déduction demandée pour leurs dépenses d’automobile dans leur déclaration de revenus. Les travailleurs autonomes visés se voient dans l’obligation de justifier leurs frais de véhicule à moteur en fournissant le registre détaillé de leurs déplacements d’affaires sous peine de se voir refuser leur déduction et s’exposer à des pénalités pour fausse déclaration en vertu du paragraphe 163(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

La tenue du registre de déplacements

La meilleure façon de faire la preuve de l’utilisation d’un véhicule est la tenue d’un registre où y sont consignées toutes les coordonnées de vos déplacements. La tenue d’un tel registre est une charge administrative ardue entre autres, pour les travailleurs autonomes, pour les employés dont l’employeur fournit un véhicule dans le cadre de leurs fonctions ainsi que pour les salariés et actionnaires qui se font rembourser leurs dépenses d’affaires.  Il arrive, à certaines occasions, que les kilomètres parcourus soient établis de façon approximative ou raisonnable.  Tout va bien jusqu’à ce que le fisc frappe à leur porte.

Pénalité de 200 $

Depuis 2005, Revenu Québec exige que les employés qui utilisent une automobile fournie par leur employeur doivent remettre une copie du registre pour déterminer l’avantage imposable qui sera calculé en fonction de leurs déplacements à des fins personnelles. Cette copie doit être remise à l’employeur au plus tard le dixième jour suivant la fin de l’année ou à la fin de la période au cours de laquelle l’automobile a été mise à sa disposition. Tout employé qui ne se conforme pas à cette obligation, dans le délai prévu, se verra encourir une pénalité de 200 $.

Ce registre n’est pas obligatoire en vertu de la législation fédérale. Toutefois, plusieurs décisions de la Cour canadienne de l’impôt démontrent que des contribuables ont vu leur cotisation augmentée suite à des vérifications de l’ARC. Devant l’impossibilité de justifier leurs déplacements, ils sont vus imposés des avantages au titre de l’utilisation à des fins personnelles d’une automobile fournie par l’employeur et certaines entreprises se sont vu refuser leurs dépenses d’automobile par manque de preuves justificatives.

Frais de véhicule admissibles incluent :

  • Essence
  • Entretien et réparation
  • Adhésion CAA
  • Permis
  • Immatriculation
  • Primes d’assurances
  • Frais d’intérêt sur emprunt pour automobile
  • Frais de location (véhicule loué)
  • Dépense d’amortissement (véhicule acheté)

Tous ces frais sont déductibles en fonction du kilométrage parcouru aux fins d’affaires sur le kilométrage total de l’année d’imposition. La prime affaire payée pour l’assurance automobile et les frais de stationnement sont des dépenses totalement déductibles.

Dépenses remboursées à l’actionnaire ou au salarié

L’actionnaire-dirigeant qui possède personnellement son véhicule a droit à un remboursement pour ses déplacements d’affaires.  Il doit tenir compte du nombre de kilomètres parcourus pour ses déplacements à des fins d’affaires.  La distance parcourue entre le domicile et le lieu de travail est considérée comme un usage personnel.

Pour calculer le montant auquel il a droit, il doit multiplier la distance parcourue par le taux maximum fixé par l’ARC chaque année. En 2010, le tarif est fixé à 52 cents par kilomètre pour les premiers 5000 premiers kilomètres parcourus à des fins d’affaires et à 46 cents pour chaque kilomètre additionnel.

Pour un employeur, ces tarifs sont pris en considération pour une allocation raisonnable. Toutefois, les entreprises ont déterminé leurs propres politiques de remboursement pour les frais de déplacement.

Prendre note que les travailleurs autonomes non incorporés ne peuvent réclamer une allocation au kilomètre.

Cependant, plusieurs kilomètres sont oubliés tels les déplacements à la banque lors des dépôts et autres transactions à la banque pour l’entreprise, les achats de fournitures de bureau ainsi que plusieurs autres déplacements oubliés parce qu’ils n’étaient pas inscrits à l’agenda. Au total, la somme de ces kilomètres oubliés peut contribuer à réduire la facture fiscale de votre entreprise et vous permettre, par ailleurs,  d’obtenir un remboursement non imposable plus élevé.  Et ce, sans oublier la perte de temps, chaque mois, à remplir un registre et compiler toutes ces données essentielles à la bonne santé financière de votre entreprise.

Odotrack, l’outil idéal pour vos déplacements

Il existe une solution simple et efficace pour tenir un registre sans éprouver cette lourdeur administrative.  Il s’agit d’un GPS cellulaire qui demeure branché dans la prise auxiliaire de votre véhicule sur lequel vous pouvez sélectionner si votre déplacement est effectué à des fins d’affaires ou personnelles.  Tous vos déplacements sont transmis sur un serveur.  Le registre et les rapports fiscaux sont générés à partir de vos données.  Vous avez la possibilité d’inscrire les dépenses effectuées pendant ces déplacements. Toutes ces informations sont conservées pendant une période de 7 ans tel que requis par les autorités fiscales.

Ce nouvel outil fera des heureux à plusieurs niveaux. Qu’il s’agisse de l’employeur, du salarié, du travailleur autonome ou de votre préparateur d’impôt, tout le monde y gagne son compte pour une gestion simplifiée du registre de déplacement.

Cliquez ici pour une démonstration complète du dispositif Odotrack. C’est un investissement qui rapporte gros et qui vous évitera bien des soucis et des pénalités avec le fisc lors d’une vérification.  Une façon simple et facile de s’organiser dans vos affaires et profiter pleinement de vos déductions fiscales.

 

Partagez!
Ce contenu a été publié dans Employés de la construction, Fiscalité, avec comme mot(s)-clé(s) , , , , , , , . Vous pouvez le mettre en favoris avec ce permalien.

Laissez un commentaire