Par Josée Jeffrey, D. Fisc. Pl.Fin.
Focus retraite et fiscalité inc.
Une allocation basée sur le kilométrage parcouru dans le cadre de votre emploi ou de l’exploitation de votre entreprise peut vous être versée, sans l’inclure dans vos revenus, sous réserve de certaines conditions. Pour ce faire, cette allocation devra, avant tout, être raisonnable. Règle générale, le tarif est versé uniquement en fonction du kilomètre parcouru et ne devra pas excéder les taux prescrits préalablement par les autorités fiscales, pour les frais d’automobile.
C’est l’Agence du revenu du Canada (ARC) qui révise ces taux annuellement . Pour l’année 2014, les taux demeurent les mêmes que l’année 2013. Ainsi, les taux d’allocation prescrits pour les frais d’automobile cette année sont :
• de 0,54 $/km pour les 5 000 premiers kilomètres parcourus;
• de 0,48 $/km pour tous les kilomètres parcourus suivants.
Dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut, il faut ajouter un montant de 0,04 $/km parcouru.
Qu’est-ce qu’une allocation raisonnable?
Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, une allocation est considérée comme raisonnable seulement si toutes les conditions suivantes s’appliquent :
• l’allocation est uniquement fondée sur le nombre de kilomètres parcourus pour affaires dans l’année;
• le taux par kilomètre est raisonnable;
• vous n’avez pas remboursé l’employé pour des dépenses relatives à la même utilisation, à l’exception de remboursements à l’égard de l’assurance commerciale supplémentaire, du péage sur les autoroutes ou des frais de traversier, si vous avez calculé l’allocation sans tenir compte de ces remboursements.
L’allocation versée à un employé
Pour un employé, une allocation kilométrique raisonnable constitue un avantage non imposable, si toutes les conditions sont respectées. Ce montant lui est payé, selon les politiques de l’entreprise sans excéder les taux prescrits et sans qu’il ait à en justifier l’utilisation. Cependant, il doit être en mesure de démontrer ses déplacements par la tenue d’un registre détaillé.
Bien qu’il s’agisse d’un avantage non imposable pour l’employé, l’employeur peut tout de même déduire cette dépense de ces revenus d’entreprise, à titre de frais de déplacement.
Cependant, si l’employé juge que cette allocation n’est pas raisonnable parce qu’elle ne couvre pas tous les frais relatifs à ses déplacements, cette allocation pourra être ajoutée à ses revenus. Ainsi, l’employé pourra déduire les dépenses réellement payées au prorata de ses déplacements d’affaires.
Dans le sens contraire, l’ARC peut déterminer si un taux est trop élevé. Dans l’affirmative, l’allocation deviendrait imposable pour l’employé. De ce fait, si l’allocation est imposable, l’employeur devra faire les retenues à la source sur cette somme.
Allocation mixte
Lorsqu’un employeur verse à son employé une allocation selon le kilométrage parcouru combinée à un montant pour couvrir les coûts fixes du véhicule, cela constitue une allocation mixte. Puisque les montants versés ne sont pas calculés uniquement en fonction du nombre de kilomètres parcourus, le total des deux allocations est généralement imposable.
Par conséquent, l’employé pourra déduire les dépenses relatives à l’utilisation de son véhicule aux fins d’emploi. De ce fait, l’employeur attestera ses conditions d’emploi en signant les formulaires T2200 Déclaration des conditions de travail et TP-64.3 Conditions générales d’emploi afin que l’employé puisse déduire ses dépenses d’emploi dans sa déclaration de revenus et de prestations. L’employé pourra aussi demander un remboursement de la TPS et de la TVQ sur ses dépenses admissibles.
Néanmoins, dans certaines situations une allocation mixte peut être traitée différemment. D’ailleurs, si l’employé reçoit un montant fixe pour ses déplacements à l’intérieur d’un district d’emploi et une allocation raisonnable en fonction de ses kilomètres parcourus pour ses déplacements à l’extérieur de son territoire d’emploi, le traitement fiscal sera considéré séparément. Dans un cas semblable, seule l’allocation fixe sera imposable.
Pas d’allocation kilométrique pour les travailleurs autonomes
Les travailleurs autonomes non incorporés ne peuvent utiliser la méthode de réclamation de leur frais de déplacement par allocation au kilomètre. Ces derniers doivent prendre en considération toutes les dépenses liées à l’utilisation de leur automobile et les déduire en fonction du kilométrage parcouru par affaires sur le kilométrage total.
L’allocation versée à un entrepreneur
Le dirigeant d’une entreprise incorporée qui utilise son véhicule personnel pour ses déplacements d’affaires peut réclamer une allocation kilométrique. Il doit tenir compte du nombre de kilomètres parcourus pour ses déplacements à des fins d’affaires et pourra se rembourser une allocation kilométrique en respectant les taux prescrits par l’ARC. Rappelons que la distance parcourue entre le domicile et le lieu de travail est considérée
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Cette chronique est à titre d’information seulement et traite de sujets complexes. Il est fortement recommandé de consulter votre comptable ou fiscaliste pour de plus amples informations.